Für den Import von Gewürzen aus Indien brauchen Sie mindestens Handelsrechnung, Packliste, Konnossement, ein Prüfzeugnis zur Partie und eine EORI-Nummer für die Zollanmeldung. Ob weitere Importdokumente nötig sind, etwa GGED-D, amtliches Zertifikat, Präferenz- oder Bio-Nachweis, hängt von Ware, Herkunft und Ihrer Zollanmeldung ab.
Die folgende Checkliste ordnet die Unterlagen danach, wann Sie sie brauchen. Das meiste lässt sich schon beim Kaufvertrag festlegen. Dort sollte stehen, welche Dokumente der Betrieb liefert, in welcher Form und bis wann.
Vor der Bestellung
Diese Unterlagen und Angaben sollten vorliegen, bevor Sie anzahlen:
- EORI-Nummer Ihres Unternehmens und Vollmacht für Ihren Zollagenten.
- Registrierung Ihres Betriebs bei der zuständigen Lebensmittelüberwachung.
- Zolltarifnummer der Ware, bestätigt von Ihrem Zollagenten.
- Prüfung, ob die Ware in der aktuellen Fassung der Verordnung (EU) 2019/1793 gelistet ist.
- Spezifikation und freigegebenes Referenzmuster.
- Nachweise des Betriebs: FSSAI-Lizenz, Exportregistrierung und vorhandene Zertifikate wie BRCGS, FSSC 22000 oder IFS. Bei den vom indischen Spices Board erfassten Gewürzen auch dessen Exporteursregistrierung (CRES).
- Bei Plastik-Inlinern die Konformitätserklärung für Lebensmittelkontakt nach den Verordnungen (EG) Nr. 1935/2004 und (EU) Nr. 10/2011.
Vor der Verladung
Diese Dokumente zur konkreten Partie sollten vorliegen, bevor der Container gestaut und versiegelt wird:
- Prüfzeugnis eines akkreditierten Labors, mit Partienummer und Probenahmedatum, etwa zu Mikrobiologie, Salmonellen, Pestiziden, Ethylenoxid und je nach Gewürz Mykotoxinen und Schwermetallen.
- Bescheinigung des Betriebs über die Behandlung, etwa Dampfsterilisation oder keine Behandlung, und eine Erklärung, dass kein Ethylenoxid verwendet wurde.
- Proformarechnung und Packplan mit Partien, Packstückzahl, Brutto- und Nettogewicht.
- Bei Anhang-II-Ware das amtliche Zertifikat aus Indien mit den Analyseergebnissen.
- Bei Bio-Ware die Kontrollbescheinigung in TRACES vor Verlassen des Ausfuhrlandes. Details lesen Sie unter Bio-Gewürze aus Indien.
- Verladebericht mit Fotos und Containerplombennummer.
Für die Ankunft und Zollabfertigung
Geben Sie diese Unterlagen Ihrem Zollagenten möglichst schon, solange das Schiff noch unterwegs ist:
- Handelsrechnung mit Warenbeschreibung, Wert, Lieferbedingung und Ursprung.
- Packliste, abgestimmt auf Rechnung und Etiketten.
- Konnossement oder Seefrachtbrief, im Original, wenn das Akkreditiv oder die Reederei das verlangen.
- Ursprungszeugnis, sofern Ihr Abnehmer oder Ihre Bank es verlangt.
- Präferenznachweis, nur wenn Sie eine Zollpräferenz beantragen.
- GGED-D aus TRACES NT bei gelisteter Ware.
- Transportversicherung, falls Sie sie selbst eingedeckt haben.
Für den Präferenzantrag müssen die Angaben zum Nachweis in der Zollanmeldung stehen. Das Original verlangt der Zoll laut seiner Seite zu Präferenznachweisen nur auf Anforderung, Sie müssen es aber zur Verfügung haben. Ob für Ihre konkrete Ware ein Pflanzengesundheitszeugnis nötig ist, klären Sie mit Ihrem Zollagenten oder dem Pflanzenschutzdienst. Getrocknete und verarbeitete Ware wird anders behandelt als frische.
Die drei häufigsten Fehler in den Papieren
Dokumente scheitern selten daran, dass sie ganz fehlen. Meist passen sie nicht zusammen. Prüfen Sie deshalb vor der Abfahrt ausdrücklich:
- Stimmt die Partienummer auf Rechnung, Packliste, Säcken oder Kartons und Prüfzeugnis überein?
- Bezieht sich das Prüfzeugnis wirklich auf die verladene Partie, und nicht auf ein altes Muster? Unser Beitrag zum Prüfzeugnis zeigt, wie Sie das erkennen.
- Sind Warenbezeichnung, Tarifnummer und Gewicht in allen Papieren gleich?
Aufbewahren und nachweisen
Nach der Einfuhr ist die Arbeit nicht beendet. Für die Lebensmittelüberwachung müssen Sie die Ware rückverfolgen können, für den Zoll und das Finanzamt gelten eigene Aufbewahrungspflichten. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Fristen. Legen Sie je Partie eine Akte an, mit allen Dokumenten, dem Rückstellmuster und dem Nachweis Ihres Weiterverkaufs. Wie das aussieht, lesen Sie unter Rückverfolgbarkeit und Etikettierung für Importeure. Bei einer Beanstandung an der Grenze sparen vollständige Unterlagen viel Zeit.
Wie Creston hilft
Wir prüfen die Exportdokumente vor der Abfahrt gegen Vertrag, Prüfzeugnis und die verladene Ware. Davor auditieren wir den Betrieb, lassen die Partie in einem NABL-akkreditierten Labor testen und überwachen die Verladung, für ein schriftlich vereinbartes Honorar. Die Zollanmeldung bleibt bei Ihrem Zollagenten. Wenn Sie den Ablauf prüfen möchten, können Sie ein kostenloses Sourcing-Gespräch vereinbaren.