Wenn eine Lieferung an der Grenze beanstandet wird, lassen Sie die Ware unangetastet und fordern den Bescheid sowie den Untersuchungsbefund schriftlich an. Danach klären Sie innerhalb der gesetzten Frist mit Zollagent und Rechtsberatung, ob ein Gegengutachten sinnvoll ist und welche Maßnahme für die Partie infrage kommt.
Dieser Beitrag beschreibt den üblichen Ablauf in Deutschland. Er ersetzt keine Rechtsberatung, denn die zuständige Behörde und Ihr Einzelfall entscheiden über die konkreten Schritte. Die Lebensmittelüberwachung liegt bei den Ländern, im Hafen also bei der jeweiligen Landesbehörde oder Grenzkontrollstelle. Zuständig für Ihren Vorgang ist die Stelle, die im Bescheid genannt ist.
Die ersten 24 Stunden
- Bescheid, Probenahmeprotokoll und Prüfbericht schriftlich anfordern und mit Partienummer, Containernummer und Zolltarifnummer abgleichen.
- Ihren Zollagenten, Spediteur und die interne Qualitätssicherung informieren und einen einzigen Ansprechpartner festlegen.
- Klären, was genau beanstandet wurde: Dokumente, Nämlichkeit, Warenzustand oder ein Laborergebnis.
- Das Werk in Indien schriftlich informieren und Prüfzeugnis, Produktionsunterlagen und Rückstellmuster derselben Partie anfordern.
- Transportversicherer und Vertragspartner benachrichtigen, auch wenn die Deckung noch offen ist.
- Standgeld und Containermiete im Blick behalten und die Freizeit beim Reeder prüfen.
Welche Maßnahmen die Behörde anordnen kann
Die Rechtsgrundlage ist die Verordnung (EU) 2017/625 über amtliche Kontrollen. Eine nicht konforme Sendung kann den Eingang in die EU verweigert bekommen und amtlich festgehalten werden. Die Behörde ordnet dann gegenüber dem verantwortlichen Unternehmer die Vernichtung, die Rücksendung oder eine besondere Behandlung an. Die Maßnahmen sind unverzüglich und spätestens innerhalb von 60 Tagen nach Bekanntgabe umzusetzen, wobei die Behörde eine kürzere Frist setzen kann. Bleibt der Unternehmer untätig, kann sie die Vernichtung oder eine andere geeignete Maßnahme anordnen. Die Kosten trägt der Unternehmer.
Eine Rücksendung setzt voraus, dass das Ziel mit dem verantwortlichen Unternehmer abgestimmt ist und die Behörde schriftlich informiert wird. Geht die Ware nicht ins Ursprungsland zurück, muss das Bestimmungsland zustimmen. Prüfen Sie daher früh, ob das Werk die Ware überhaupt zurücknimmt, wer die Fracht trägt und wie die Partie in Indien behandelt wird. Der Zoll weist zudem darauf hin, dass eine Überlassung zu einem Zollverfahren erst nach Zustimmung der Lebensmittelüberwachung möglich ist. Die Ware kann also nicht einfach freigegeben werden, während der Fall läuft.
Befund prüfen und Gegengutachten erwägen
Die Verordnung sieht das Recht des Unternehmers auf ein zweites Sachverständigengutachten auf eigene Kosten vor. Das kann eine Prüfung der Unterlagen zu Probenahme und Analyse sein und je nach Fall auch eine weitere Analyse von Probenmaterial. Fragen Sie Ihre Behörde und Ihr Labor sofort, welche Fristen gelten und ob Gegenprobenmaterial vorhanden ist.
Lesen Sie den Prüfbericht sachlich und vergleichen Sie ihn mit dem Vorabzeugnis. Bei Ethylenoxid kann entscheidend sein, ob die Summe mit 2-Chlorethanol berichtet wurde, welche Methode und welche Bestimmungsgrenze galt. Bei Pestiziden kommt es auf die Wirkstoffdefinition und den Höchstgehalt für genau diese Ware an. Bei Salmonellen zählen Probenplan und Probenmenge. Unser Beitrag zu Prüfzeugnissen und NABL-Laboren erklärt die Details. Eine Abweichung zwischen zwei Laboren beweist für sich genommen noch keinen Fehler. Klären Sie deshalb, ob dieselbe Partie und vergleichbare Proben untersucht wurden.
Wenn Ware derselben Partie schon im Markt ist
Eine Beanstandung kann auch Ware aus früheren Lieferungen betreffen, wenn dieselbe Charge oder dasselbe Risiko vorliegt. Prüfen Sie daher Ihre Rückverfolgbarkeit sofort und sperren Sie betroffene Bestände. Besteht Grund zur Annahme, dass ein Lebensmittel nicht sicher ist, kommen die Pflichten zu Rücknahme, Rückruf und Unterrichtung der Behörden nach Artikel 19 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 ins Spiel. Stimmen Sie das Vorgehen eng mit der zuständigen Behörde und Ihrer Rechtsberatung ab.
Ansprüche sichern und den nächsten Fall verhindern
Vertragsklauseln helfen nur, wenn sie vor dem Kauf vereinbart wurden. Regeln Sie daher, welches Labor maßgeblich ist, wer Rücksendung und Vernichtung bezahlt und welche Fristen gelten. Welche Waren aus Indien aktuell unter verstärkter Kontrolle stehen, lesen Sie in unserem Beitrag zu den verstärkten EU-Kontrollen. Die Unterlagen für einen sauberen Ablauf finden Sie in der Checkliste für Importdokumente.
- Rügen Sie den Mangel schriftlich und fristgerecht nach Ihrem Vertrag und dem anwendbaren Recht.
- Sichern Sie Muster, Fotos, Protokolle, Prüfberichte und die gesamte Korrespondenz.
- Klären Sie, ob Restzahlung oder Akkreditiv noch offen sind, bevor weitere Schritte erfolgen.
- Prüfen Sie die Ursache gemeinsam mit dem Werk: Rohware, Behandlung, Lagerung oder Dokumente.
- Schärfen Sie Spezifikation, Prüfplan und Freigaberegel für die nächste Partie.
Creston arbeitet vor der Verschiffung an genau diesen Risiken: geprüfte Werke, Tests jeder Partie in einem NABL-akkreditierten Labor gegen EU-Grenzwerte, Freigabe erst nach Vorliegen der Ergebnisse, überwachte Verladung und kontrollierte Dokumente, für ein schriftlich vereinbartes Honorar. Sprechen Sie mit uns, bevor die nächste Partie Indien verlässt: Sie können ein kostenloses Sourcing-Gespräch vereinbaren.