Eine Erstbestellung aus Indien läuft am sichersten in vier Schritten: Sie prüfen Muster, halten Spezifikation und Zahlung im Vertrag fest, lassen die fertige Partie vor der Verladung testen und überwachen die Beladung. Den Restbetrag zahlen Sie möglichst erst, wenn die Prüfergebnisse vorliegen.
Die erste Lieferung sollte klein genug sein, um einen Fehler zu verkraften, und groß genug, um eine echte Serienproduktion zu zeigen. Betrachten Sie sie deshalb weniger als Einkauf und mehr als Prüfung der ganzen Lieferbeziehung.
Schritt 1: Muster anfordern und vergleichen
Fordern Sie Muster von mehreren Werken an, mit Partienummer und Datenblatt. Testen Sie sie in Ihrer eigenen Rezeptur neben Ihrer aktuellen Ware. Prüfen Sie Geschmack, Farbe, Körnung, Fließverhalten und Löslichkeit oder Rehydrierung. Lassen Sie die aussichtsreichen Muster von einem akkreditierten Labor untersuchen. Das ist vor allem bei Rückständen wichtig, denn das Ergebnis schließt oft schon früh einzelne Anbieter aus.
Das gewählte Muster wird zur Referenz. Teilen und versiegeln Sie es, und bewahren Sie je einen Teil bei Ihnen und im Werk auf.
Schritt 2: Vertrag für die Erstbestellung schreiben
Ein kurzer Vertrag mit klaren Angaben ist besser als allgemeine Geschäftsbedingungen. Lassen Sie ihn von Ihrem Rechtsberater prüfen, besonders das anwendbare Recht und den Gerichtsstand oder eine Schiedsvereinbarung.
- Produkt, Form, Spezifikation und Verweis auf die Referenzprobe.
- Menge, Verpackung, Etikettierung und zulässige Mengentoleranz.
- Lieferklausel nach Incoterms 2020, zum Beispiel FOB oder CIF, mit benanntem Hafen.
- Zahlungsplan, etwa Anzahlung und Restzahlung nach Prüfbericht, oder ein Akkreditiv mit genau benannten Dokumenten.
- Prüfplan, benanntes Labor, Art der Probenahme und Freigabekriterien.
- Folgen einer Abweichung: Nachbesserung, Ersatz, Preisminderung oder Rücktritt.
- Liefertermin und die Regelung bei Verzögerungen.
Schritt 3: Einfuhrvoraussetzungen vor der Produktion klären
Klären Sie mit Ihrem Zollagenten die Zolltarifnummer und prüfen Sie Zollsatz und mögliche Präferenzen in TARIC. Sehen Sie außerdem in der aktuellen Fassung der Verordnung (EU) 2019/1793 nach, ob Ihr Produkt aus Indien gelistet ist. Mehrere Gewürzgruppen waren dort aufgeführt, Trockenzwiebeln und Trockenknoblauch dagegen nicht, jedenfalls in der von uns zuletzt eingesehenen Fassung (Änderungen bis Februar 2026, im Juni 2026 erneut geändert). Ändert sich der Status, kann das Ihre Unterlagen und Ihren Zeitplan verändern. Eine Liste der Papiere bietet die Checkliste der Importdokumente.
Schritt 4: Die Partie vor der Verladung prüfen
Wenn die Ware verpackt ist, sollten versiegelte Proben aus der gesamten Partie gezogen werden, nicht aus einem vom Werk ausgewählten Beutel. Das Labor prüft sie nach Ihrem Plan. Für Trockenzwiebeln und Trockenknoblauch gehören dazu üblicherweise Feuchte, Siebung, Mikrobiologie, Salmonellen, Ethylenoxid und 2-Chlorethanol sowie Pestizide. Bei Gewürzen kommen je nach Produkt Aflatoxine oder Ochratoxin A hinzu. Rechnen Sie die Laborzeit in den Zeitplan ein. Wie Sie das Ergebnis lesen, erklärt der Beitrag zum Prüfzeugnis des NABL-Labors.
Schritt 5: Verladung überwachen
- Container vor der Beladung auf Sauberkeit, Geruch, Feuchtigkeit und Schäden prüfen.
- Partienummern, Kartonzahl und Verpackungszustand mit der Packliste abgleichen.
- Stichproben der Etiketten und Inliner kontrollieren.
- Beladung, Sicherung und Containersiegel fotografieren und die Nummern festhalten.
Schritt 6: Dokumente vor der Abfahrt kontrollieren
Vergleichen Sie Rechnung, Packliste, Konnossement-Entwurf, Ursprungsnachweis und Laborberichte. Alle müssen dieselben Partien, Gewichte und Bezeichnungen zeigen. Kleine Abweichungen bei der Warenbeschreibung führen im Hafen häufig zu Rückfragen. Geben Sie Ihrem Zollagenten die Unterlagen möglichst vor Ankunft des Schiffs. Wer den Ablauf am deutschen Hafen genau kennen will, liest unseren Beitrag zu Hamburg und Bremerhaven.
Nach der Ankunft auswerten
Ziehen Sie beim Wareneingang eigene Proben und vergleichen Sie sie mit der Referenz und dem indischen Bericht. Halten Sie Abweichungen schriftlich fest. Notieren Sie außerdem, was bei Terminen, Dokumenten und Kommunikation nicht reibungslos lief. Diese Liste wird zur Grundlage für die zweite Bestellung, und oft auch für die Entscheidung, ob es überhaupt eine geben soll.
So hilft Creston
Creston & Co begleitet die Erstbestellung von der Werksauswahl bis zur Verladung. Wir auditieren Werke, lassen jede Partie in einem NABL-akkreditierten Labor prüfen, überwachen die Beladung und kontrollieren die Exportdokumente, für ein schriftlich vereinbartes Honorar. Sie kaufen direkt beim Werk. Wenn Sie Ihre erste Bestellung vorbereiten, können Sie ein kostenloses Sourcing-Gespräch vereinbaren.